Sich freiwillig doppelt Arbeit bei der Buchhaltung machen

Doppelte Buchführung: einmal für dich, einmal für das Finanzamt. Manche Unternehmen schwören darauf – nicht um das Finanzamt mittels doppelt geführten Unterlagen zu betrügen, sondern um tagesaktuelle Informationen parat zu haben. Was ist der Sinn einer solchen doppelten Arbeit?

Auf den ersten Blick scheint es unsinnig, nicht einfach das System des Finanzamts zu nutzen, um deine Buchführung zu erledigen. Denn für das Finanzamt tust du das alles doch schließlich, oder nicht? Nicht, sagen wir. Oder: nur teils. Dein Geschäft führst du in erster Linie, um damit Gewinn zu erzielen. Wenn du Geschäftsvorgänge jedoch ausschließlich mit einem dem Steuerrecht entsprechenden System dokumentierst, um zu sehen, wie gut dein Unternehmen sich in dieser Hinsicht macht, kann das fatal werden.

In deiner Buchhaltung sollten Belege in verschiedene Kategorien eingeteilt sind. Was sind Waren, was sind Bewirtungskosten, was sind Wirtschaftsgüter? All das wird steuerrechtlich anders betrachtet. Bewirtungskosten kannst du z. B. nur zu 70 % absetzen, Wirtschaftsgüter als sogenannte „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ über einen gewissen Abnutzungszeitraum, sonst sind sie linear/ degressiv abzuschreiben. So weit, so gut.

Mit zweifacher Buchführung den Überblick über dein Echtzeitausgaben behalten. Bild pixabay

Am Beispiel von Wirtschaftsgütern und Bewirtungskosten kann man es jedoch recht deutlich erkennen: Diese zählen für das Finanzamt ganz anders als für dich. Steuerrechtlich setzt du sie Stück für Stück über einen längeren Zeitraum hinweg ab. Praktisch jedoch hast du die Ausgabe schon längst komplett gehabt; du hast schließlich dafür bereits bezahlt (auch wenn die Aufwendungen in deiner Steuererklärung eben nicht als „sofort, komplett gezahlt“ gelten). Aus deinem aktuellen Betriebsvermögen ist diese Ausgabe aber doch schon verschwunden – du hast aktuell weniger Geld auf deinem Geschäftskonto.

Wenn du daher eine doppelte Buchführung betreibst (auch wenn du z. B. als Kleinunternehmer oder Freelancer dazu nicht verpflichtet bist), hast du deine Ausgaben und Einnahmen so im Blick, wie sie tatsächlich auf deinem Konto vorhanden sind, im Gegensatz zu den Berechnungen deiner Buchhaltung für Steuer & Co. Mit einer internen Buchhaltung für dich siehst du also, wie es aktuell um die Liquidität deines Unternehmens steht und kannst entsprechende Anpassungen zeitnah durchführen.

Buchhaltungsprogramme lassen dich das in ihren Übersichtsdarstellungen deiner Buchhaltungsvorgänge größtenteils ebenfalls erkennen. Einen geschulten Blick auf den Unterschied zwischen steuerlicher Absetzbarkeit und tatsächlicher Ausgabe braucht es dennoch. Auch wenn dir eine komplett zweifach gemachte Buchführung vielleicht doch zu viel Aufwand bedeutet, achte zumindest darauf – so hast du dein Unternehmen besser im Griff.

25. Juni 2018

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