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Gut vorbereitet für die Steuererklärung

BuchhaltungsChecker.de | letztes Update: 23.04.2018

Die Steuererklärung steht wieder an. Grund genug für uns, einen Blick darauf zu werfen, was du tun kannst, um sie dieses Jahr möglichst stressfrei über die Bühne zu bringen. Hier zahlt sich gute Vorbereitung aus: Welche Änderungen im Steuerrecht gibt es 2018? Welche Belege solltest du für die Steuererklärung bereithalten? Wie kommen diese Belege zum Steuerberater? Brauchst du überhaupt einen Steuerberater? Und ob mit oder ohne: Wie helfen dir Buchhaltungstools bei deiner Steuererklärung?

Abgabefristen für die Steuererklärung

Zuerst jedoch zu den Fristen: Wann musst du deine Steuererklärung eigentlich abgeben? Die gute Nachricht: Ab 2018 gelten neue Fristen, dank des sogenannten Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens. Das klingt erst mal gut, erweist sich auf den zweiten Blick jedoch als noch nicht wirklich relevant. Denn diese neuen Fristen gelten ab 2018; in Amtsdeutsch: „für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2017 beginnen“. In weniger Amtsdeutsch formuliert: Für deine Steuererklärung 2017 bist du noch an die alten Fristen gebunden. Die Fristen liegen also wie gewohnt bei:

  • 31. Mai 2018 für selbst angefertigte Steuererklärungen
  • 31. Dezember 2018 für vom Steuerberater angefertigte Erklärungen/ Fristverlängerung
  • 28. Februar 2019 bei Fristverlängerung in begründeten Einzelfällen

Ein Kalender zeigt den 15. eines Monats. Quelle: pixabay

EÜR 2018

Ab 2018 ist auch die Anlage EÜR Pflicht. „EÜR“ steht für „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“, also eine Gegenüberstellung von deinen Einnahmen und deinen Ausgaben. Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Gewinn – das klingt ganz einfach. Eine einfache und formlose EÜR durfte in den vergangenen Jahren bei Bruttobetriebseinnahmen unter 17.500 € dann auch genutzt werden, statt dass du dich mit dem komplizierteren Elster-Formular des Finanzamts auseinandersetzen musstest. Das ist nun vorbei – die Verwendung der „Anlage EÜR“ ist ab jetzt zwingend erforderlich. Viele Unternehmer betrifft diese Änderung nicht, da sie keine Kleinunternehmer sind bzw. mittels Bilanz abrechnen müssen. Dennoch ist es eine erwähnenswerte Neuerung, wenn auch eine, die leider mit mehr Aufwand verbunden ist.

Einzureichende Belege

Weniger Aufwand dagegen bereitet das Einreichen von Belegen, denn Belege müssen nun nicht mehr wie zuvor zusammen mit der Erklärung an das Finanzamt gesendet werden. Wozu brauchst du dann noch Buchhaltungssoftware? Ganz einfach: Die Belege musst du natürlich weiterhin besitzen und ordnungsgemäß aufbewahren und auf Verlangen vorzeigen können. Trotz neuer Freiheit beim Einreichen kannst und darfst du also nicht grundsätzlich auf Belege verzichten. Alle Kosten, die du absetzen willst, müssen entsprechend nachweisbar sein. Beachte auch, dass diese neue Regelung zudem nicht für alle Belege gilt. Aber keine Sorge: In der elektronischen Steuererklärung (Elster) wird es dir entsprechend angezeigt, welche du immer noch einschicken musst.

Belege für den Steuerberater

Für den Steuerberater ist es trotz Belegfreiheit wichtig, deine Belege vorliegen zu haben. Denn so kann er sie überprüfen: Sind die Kosten wirklich absetzbar? Sind die Belege korrekt ausgefüllt bzw. ergänzt? Bei Bewirtungskosten zum Beispiel genügt es nicht, eine Restaurantquittung zu haben; diese muss auch um Angaben zum Anlass der Bewirtung sowie den Teilnehmern ergänzt werden. Auch bei Rechnungen, die du stellst, ist auf Einiges zu achten – oder achten zu lassen, durch deinen Steuerberater.

Quittungsblock und Taschenrechner: bald ein Relikt.

Quittungsblock und Taschenrechner: bald Relikte. Quelle: pixabay

Ohne Steuerberater arbeiten

Verzichtest du dennoch auf einen Steuerberater, sei es aus Kostengründen oder weil du dich selbst gut genug auskennst, musst du eigenständig sicherstellen, dass deine Buchführung ordnungsgemäß ist. Um dich darin zu unterstützen, bieten die Buchhaltungsportale zahlreiche aktuelle Artikel rund um Steuerrecht und Buchhaltung an. Zu den dort behandelten Themen gehören u. a.:

  • Verpflegungspauschalen – wie man sie korrekt berechnet und ansetzt
  • Werbekosten – wie und über welchen Zeitraum sie angesetzt werden dürfen
  • Häusliches Arbeitszimmer – wie es sich zu einer häuslichen Betriebsstätte abgrenzt
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter – bis zu welchem Betrag Anschaffungen als solche zählen

Schau dich auf den Blogs bzw. Hilfeseiten deiner Buchhaltungssoftware um – es lohnt sich und gibt oft schnellen Überblick.

Die Entscheidung für oder gegen einen Steuerberater

Um nun die Frage, ob du einen Steuerberater nutzen solltest oder nicht, abschließend und sinnvoll zu klären, braucht es einen ehrlichen Blick auf deine Fähigkeiten sowie Lust zur Buchhaltung. Ebenso spielt die Zeitfrage eine Rolle. Wenn du Woche für Woche Stunden damit verbringst, Updates des Finanzsamts zu lesen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, oder deine Buchhaltung so umfangreich ist, dass sie dich übertrieben in Beschlag nimmt, rechnet es sich, externe Hilfe zu suchen. Diese kostet zwar, aber deine Arbeitszeit tut das ja auch.

Deine Daten an den Steuerberater senden

Hast du dich dafür entschieden, einen Steuerberater zu nutzen, stellt sich als nächstes die Frage, wie die Daten, Rechnungen und Belege aus deiner Buchhaltungssoftware zu diesem kommen. Die Buchhaltungsprogrammen bieten dafür unterschiedliche Wege an, vom einfachen Bereitstellen von Daten als PDF oder CSV über DATEV-Export hin zur direkten Anbindung eines Steuerberaters in das Programm mittels eigenem Zugang für diesen. Die letztere Möglichkeit ist die für einen Steuerberater wohl bequemste und wird z. B. von lexoffice und BuchhaltungsButler angeboten. Die zweitbeste Möglichkeit ist der DATEV-Export, da dein Steuerberater deine Daten so unaufwändig (und damit im Regelfall kostengünstiger für dich) in sein eigenes System übernehmen kann.

Beispiel: Video zum Export bei BuchhaltungsButler

Übernahme der Daten in Elster

Wenn du deine Steuererklärung doch selbst erledigen willst, machst du das über das Elster-Portal. Elster ist eine Abkürzung für „Elektronische Steuererklärung“ und ein Angebot der Finanzämter. Für Elster brauchst du XML-Daten – exportiere deine Daten also in diesem Format und lade sie bei Elster wieder hoch. Wenn du Umsatzsteuervoranmeldungen tätigst – und die meisten Unternehmer werden das tun; es sei denn, sie sind Kleinunternehmer – kennst du Elster bereits und bist mit der Benutzeroberfläche vertraut. Wenn dir Elster neu ist, schau in unseren Blogartikel Steuererklärung mit Elster.

Genug Zeit einplanen

Egal, welchen Weg du wählst – Steuerberater oder Steuererklärung doch im Alleingang machen –, etwas Vorlaufzeit solltest du immer einplanen. Ebenso nützlich ist es, dich auf den Hilfeseiten deiner Buchhaltungssoftware umzusehen und dich zu informieren, wie du deine Daten von Anfang an so aufbereiten kannst, dass sie am Ende leicht und korrekt zu exportieren sind – entweder für dich als Einzelgänger oder eben für den Steuerberater, wenn du auf dessen Hilfe nicht verzichten willst. Wie viel ein Steuerberater kostet, untersuchen wir übrigens in unserem Beitrag Kosten eines Steuerberaters.

Quellen für weitere Informationen:

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Tipp: CANDIS