GoDB-Anforderungen an deine Buchhaltung

Buchhaltungsprogramme sind GoBD-konform. Aber was heißt das eigentlich? Wofür steht GoBD und was sind die grundlegenden Anforderungen, die es zu erfüllen gilt? Wie bewahrst du Daten auf, welche Grundsätze gibt es dabei zu beachten? Was passiert bei Nichtbefolgen der GoDB?

Der Begriff GoDB

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze werden vom Bundesfinanzministerium Ende 2014 festgelegt und gelten seit 2015. GoDB-Grundsätze umfassen u. a. Regelungen für die Speicherung elektronischer Dokumente für Geschäftsvorgänge, wie diese Buchhaltungsunterlagen erfasst, aufbewahrt und vor Manipulation geschützt werden müssen, und wer für die Einhaltung der Richtlinien verantwortlich zeichnet.

Vorige Regelungen

Vor der GoDB-Regelung galten weniger strenge Anforderungen, die sogenannten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS). Diese jedoch waren laut Meinung des Bundesfinanzministeriums nicht ausreichend, um vor allem Bargeld-Bewegungen zu dokumentieren. Diese müssen nun elektronisch erfasst und unveränderbar dokumentiert werden, ebenso wie sonstige Buchungsvorgänge.

Ausnahme manuelle Kassenführung

Nur bei einer manuellen Kassenführung kommt die GoDB nicht zum Tragen. Eine solche manuelle Führung ist zum Beispiel eine offene Ladenkasse, die jedoch von fast niemandem mehr verwendet wird (außer vielleicht als Portokasse im Büro). Im Falle von Bareinnahmen mit digitaler Aufzeichnung jedoch ist GoDB-Konformität Pflicht. Das betrifft alle PC-Kassen, Kassensysteme, Registrier- und Wiegekassen, Taxameter usw.

Die Portokasse im Büro ist von den GoDB-Regelungen ausgenommen. Bild: pixabay

Geregelte Digitalisierung

Die GoDB befasst sich also mit digitalen Daten und Aufzeichnungen. Somit kommt sie nicht nur bei Kassen zum Tragen, sondern bei Allem, was elektronisch erstellt oder gespeichert ist, auf Laptop, PC usw. In anderen Worten: deine Buchhaltung. Es sei denn, du machst diese komplett auf einem Stück Papier – was wohl kaum möglich sein dürfte, denn spätestens zur Steuererklärung musst du Daten doch digital verarbeiten und elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Manipulation vorbeugen

Die GoDB regelt, wie genau du Daten zu speichern und zu schützen hast. Hauptsächlich hat das Finanzministerium dabei das Thema Manipulation im Blick. Denn digitale Daten können sehr leicht geändert werden. Rechnungen verschwinden auf Nimmerwiedersehen in Papierkörben von PCs, Rechnungsbeträge können nachträglich geändert werden – so die Befürchtung. Um dem vorzubeugen, richtet sich ein Hauptaugenmerk der GoDB-Regelung auf die Punkte Speicherung und Dokumentenablage mit unveränderbarer Historisierung.

Speicherung elektronischer Daten

Der Begriff „Speicherung“ ist dabei sehr eng gefasst: Selbst wenn du eine Rechnung am Computer erstellst, diese ausdruckst und dann als Papierrechnung versendest – sobald du die Datei irgendwie speicherst, unterliegt sie der GoDB-Regelung. Praktisch gesprochen dürftest du Rechnungen also nur schreiben und sie ohne speichern ausdrucken. In anderen Worten: ein leeres Word-Dokument öffnen, alle Angaben eintippen, ausdrucken und dann das Word-Dokument schließen und beim Hinweis, dass alle deine Änderungen verloren gehen, wenn du nicht speicherst, tapfer mit „Ich weiß, trotzdem nicht speichern“ antworten. Und bei der nächsten Rechnung, die du erstellst, wieder mit einem leeren Dokument anfangen. Das klingt so unpraktikabel, wie es auch ist, wäre aber die einzige Möglichkeit, um nicht von der GoDB-Anforderung erfasst zu werden.

In Buchhaltungsprogrammen wie CANDIS sind GoDB-Anforderungen erfüllt. Bild: CANDIS-Dashboard; Screenshot Webseite CANDIS

Anforderungen an Dokumentenablage

Auch die Dokumentenablage muss bestimmte Bedingungen einhalten. Diese wurden ebenfalls im GoDB-Schreiben des Bundesfinanzministeriums festgelegt. Die Ablage in ein normales Dateisystem genügt nicht mehr, wobei mit „normales Dateisystem“ dein Computer gemeint ist, die Ordner dort im Dateimanager. Denn diese Ordner kannst du ändern – und eine solche mögliche Änderung entspricht nicht den Reglungen hinsichtlich unveränderbarer Historisierung. Selbst wenn du deine Buchhaltungsordner auf PC, Laptop & Co mit einem Datumsstempel versehen würdest, könntest du ja diesen Stempel wiederum ändern.

Keine nachträgliche Änderungen

Die Ablage von Dateien muss also in Systemen erfolgen, die du nicht mehr ändern kannst bzw. die von sich aus GoBD-konform sind. Das bedeutet: Auch wenn deine Buchhaltung nicht so umfassend ist, dass es ein Buchhaltungsprogramm braucht, musst du deine Buchhaltungsunterlagen in einem konformen System speichern. Oder eine Möglichkeit finden, anders GoBD-konform zu dokumentieren. Das dürfte jedoch komplizierter sein, als einfach eine Buchhaltungssoftware in der Cloud zu nutzen, und sei es nur zur Aufbewahrung.

Aufbewahrungspflicht

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Belegaufbewahrung. Als Unternehmer unterliegst du generell der Pflicht, sämtliche Geschäftsunterlagen für zehn Jahre aufzubewahren. Es gibt einige Ausnahmen bzw. Anpassungen je nach Geschäftsform, aber auch mit diesen: Da sammelt sich schon ein ansehnlicher Berg an Papierkram. Belege sind jedoch auch digital gültig, wenn sie als elektronisches Dokument unveränderbar abgespeichert sind und auch sonstigen GoDB-Anforderungen genüge tun. Diese Anforderungen an die Belegaufbewahrung werden in GoDB-konformen Buchhaltungsprogrammen erfüllt – so nach und nach kannst du also Abschied von deinen Papierbergen nehmen.

Ursprungsformat beibehalten

Wie auch immer du deine digitalen Belege und Dokumente letztendlich aufbewahrst, du solltest auch noch das Kriterium „Ursprungsformat“ beachten. Damit ist gemeint, dass alle elektronisch entstandenen Dokumente im ursprünglichen Format aufbewahrt werden müssen, selbst wenn du das Format umwandelst (also eine Rechnung z. B. per Word erstellst, diese dann aber in ein PDF konvertierst, das du dann an deinen Kunden verschickst). Die maschinelle Auswertbarkeit darf nicht beschränkt werden; ebenso darf keine inhaltliche Veränderung oder Verdichtung stattfinden. Schöner machen (z. B. mit Logo, Musterung etc.) darfst du deine Rechnungen aber schon, dabei jedoch keinen Text u. a. Inhalte des Originals unterschlagen.

Für alle Geschäftsvorfälle

Die GoBD-Regelung betrifft nicht nur Rechnungen, sondern alle sogenannten „Geschäftsvorfälle“. Damit sind alle Vorgänge gemeint, die rechtlich und wirtschaftlich mit deiner Buchhaltung zu tun haben: Gewinn- und Verlustrechnungen, Einnahmen-/ Ausgabenübersichten, Bilanzierungen, Dokumente zur Vermögenszusammensetzung, Lohnbuchhaltung, Anlageverzeichnisse … Im Zweifelsfall gilt: Geh lieber so mit all deinen Dokumenten um, dass es den GoBD-Richtlinien entspricht, statt an falscher Stelle an Aufwand zu sparen.

Ob auf Smartphone, PC oder Papier: Geschäftsvorfälle müssen ausreichend dokumentiert werden. Bild: pixabay

Nichtbefolgen der GoBD-Richtlinien

Wenn du als Unternehmer die GoBD-Regelungen nicht erfüllst, kann es passieren, dass deine gesamte Buchhaltung nicht anerkannt und somit geschätzt wird. Das passiert als Vollschätzung oder auch Zuschätzung. In anderen Worten: Das Finanzamt schätzt dann ein, wie hoch dein Umsatz, Gewinn etc. war – gerne auch mal nach oben hin.

Grundsätze in Übersicht

Weitere Grundsätze der GoDB sind neben der im Detail beschriebenen Speicher-Anforderungen und Unveränderbarkeit noch:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechtheit

Deine Unterlagen müssen also auch plausibel, jederzeit prüfbar, lückenlos, korrekt und und zeitgerecht erstellt sein. Wie sich diese Begriffe im Einzelnen definieren, kannst du auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums nachlesen: GoDB-Regelungen.

Verantwortlich: Du als Unternehmer

Da du als Unternehmer selbst dafür verantwortlich bist, GoBD-konform zu dokumentieren, auch wenn du deine Datenverarbeitung auslagerst, zum Beispiel eben in ein Buchhaltungsprogramm, ist es wichtig, ein Programm zu wählen, das die GoBD-Richtlinien erfüllt. Zumindest in diesem Punkt können wir dir deine Sorgen nehmen: Alle auf BuchhaltungsChecker vorgestellten Buchhaltungs-Clouds sind GoDB-konform.

Fazit

Wahrscheinlich erfüllst du alle Anforderungen des GoDB bereits, schließlich ist das Gesetz seit 2015 in Kraft. Dennoch: Ein prüfender Blick auf deine Unterlagen und wie du diese verwaltest und speicherst ist nicht verkehrt. Hebst du Originale unveränderbar auf? Ist deine Buchhaltung nachvollziehbar und vollständig? Führst du diese zeitgerecht durch? Buchhaltungssoftware greift dir dabei unter die Arme; der Chef des Ganzen, und somit auch Verantwortlicher, bist jedoch du.

30. Juni 2018

Mehr dazu:

• GoDB-Regelungen auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums

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