Buchhaltungsbüro oder Buchhaltungsservice in der Cloud

Buchhaltung als lästige Pflicht

Es gibt sie wohl kaum: Menschen, die sich gerne der für ihr Unternehmen nötigen Buchhaltung widmen. Besonders Gründer und Solo-Selbstständige haben viel anderes zu tun, als sich stundenlang um Rechnungsstellung, Mahnwesen, Einnahmen-Übersichten, Bilanzen, Stundenlöhne, Ausgaben-Quittungen & Co zu kümmern. Am liebsten würde man Buchhaltung komplett abgeben – kein Wunder, dass sich immer mehr Buchhaltungsprogramme auf dem Markt finden, die versprechen, genau das fast komplett zu ermöglichen. Doch was ist dran an diesen Buchhaltungsdiensten? Empfiehlt es sich, auf Cloud-Anwendungen zu setzen oder ist die ein traditionelles Buchhaltungsbüro vor Ort doch besser?

Herkömmliche Buchhaltungsbüros

Zuerst dazu, wie es bisher war: Buchhaltungsbüros vor Ort. Berge von Akten, Schuhkartons voll unsortierter Quittungen – diese Bilder drängen sich auf. Dabei schöpfen auch herkömmliche Buchhaltungsbüros schon längst digitale Mittel aus, um sich die Buchführungsdienste zu vereinfachen, die sie anderen anbieten. Deine Daten und Dokumente kannst du in der Regel digital übermitteln; von manchen Buchhaltungsbüros wird dies sogar eingefordert. Je mehr du deine Belege etc. vor der Übergabe selbst aufbereitest, um so preiswerter wird der Service eines Buchhaltungsbüros. Meist sind die Gebühren, die dennoch anfallen, jedoch recht hoch – aber immer noch preiswerter als selbst einen Mitarbeiter für Buchhaltungstätigkeiten anzustellen und bezahlen zu müssen.

Ohne digitale Übermittlung von Buchhaltungsdaten geht es kaum noch. Hier: DATEV-Export bei der Buchhaltungssoftware CANDIS. Bild: Screenshot Webseite CANDIS

Typische Buchhaltungsaufgaben

Mit den meisten Buchhaltungsbüros kannst du sehr genau absprechen, welche Aufgaben dir abgenommen werden. Buchhaltungsbüros bieten in der Regel an:

• Sortierung und Ablage von Belegen
• Buchung von laufenden Geschäftsvorfällen, inkl. Kontierung
• Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen/ Liquiditätsplanung/ Kostenrechnung
• Kontrolle offener Posten/ Mahnwesen/ Debitoren- und Kreditorenmanagement
• Teils auch Büroorganisation und EDV-Beratung
• In Härtefällen Abholung von Belegen bei dir zu Hause (der berühmte, unsortierte Schuhkarton)

Buchhaltungsbüro verbunden mit Cloud-Buchhaltungsservice

Kommst du mit Buchhaltungsprozessen alleine gut zurecht und fehlt es dir nur an etwas Organisation am Arbeitsplatz oder Belegsortierung, ist eine Kombination von Buchhaltungsbüro und Cloud-Anwendung durchaus denkbar. Es ist sogar ein mittlerweile recht gängiges System, Buchhaltung in die Cloud auszulagern, diese also eigenständig mit Hilfe einer Online-Software zu machen, sich jedoch – spätestens bei der jährlichen Steuererklärung – von Experten vor Ort unter die Arme greifen zu lassen. Denn Online-Buchhaltungssoftware ist meist billiger und daher besonders für Unternehmer im Gründerstadium oder Solo-Selbstständige mit (noch) geringen Einnahmen eine finanziell ansprechendere Lösung. Dass Cloud-Services sich rentieren, besagt auch eine kürzlich abgeschlossene Studie des Beratungsunternehmens Forrester Consulting, nachzulesen hier.

Kosten und Cloud-Vorteil von Buchhaltungssoftware

Buchhaltung in der Cloud kostet dich – je nach Anbieter und zusätzlichen Features, die du evtl. nutzt – zwischen 10 und 50 € im Monat. Das ist ein Preis, den sich selbst Jung- und Kleinunternehmer mit geringen Einnahmen leisten können. Ein großer Vorteil von Buchhaltung in der Cloud ist zudem, dass du bei Bedarf flexibel Zugriff darauf geben kannst. Deine Daten sind eben in einer Cloud gespeichert – also online auf den Servern des Buchhaltungs-Anbieters statt bei dir zu Hause im Desktop-Computer. Nicht nur du hast von überall und jederzeit Einsicht in deine Unterlagen und behältst so gut im Blick, wie es in finanzieller Hinsicht um dein Unternehmen bestellt ist. Auch externen Buchhaltungshelfern – z. B. von dir gewählten Buchhaltungsbüros – kannst du Zugriff gewähren. Statt dass Buchhalter zu dir anreisen müssen, kommt die Buchhaltung zu diesen, was sich wiederum in geringeren Kosten niederschlägt. Auch deine Bank, d. h. dein Geschäftskonto, kannst du mit deiner Cloud-Software verknüpfen und so alle Kontovorgänge direkt in deine Buchhaltung übertragen lassen.

Auch eine Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich mit Buchhaltungsservices direkt aus der Cloud heraus erstellen. Bild: Screenshot Webseite Sage

Was Cloud-Buchhaltung leisten kann

Je nach Anbieter ist nicht nur eine Einbindung deines Geschäftskontos in deine Online-Buchhaltung möglich. Auch viele weitere Features sorgen für Arbeitsoptimierung bei Buchhaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen & Co, sowie auch bei Kundenverwaltung. Unter anderem können Cloud-Buchhaltungsprogramme:

• Belegerfassung und -verwaltung, auch freie Buchungen und automatisierte Belegerfassung aus Online-Portalen und E-Mail
• Kassenbuch, BWA, Jahresabschluss, Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Konten-/ Zahlungsabgleich, Online-Banking-Integration
• Budgetkontrolle, Zeiterfassung
• Angebot- und Rechnungsstellung, Kundenverwaltung

Auch automatische Software-Updates sollte nicht als Vorteil außer Acht gelassen werden. Deine Buchhaltungssoftware wird immer auf dem neuesten Stand und mit diversen Neuregelungen und Anforderungen des Finanzamts konform sein – ganz im Gegensatz zu Software, die du „altmodisch“ auf deinem Desktop-Computer installierst. Denn da bist für Updates selbst zuständig und musst diese überwachen. Bei Cloud-Lösungen erledigt das die Software von sich aus, meist ganz ohne dein Zutun.

Zehn Vorteile von Cloud-Buchhaltung. Infografik von Sage, das Sage Business Cloud speziell für KMU anbietet. Bild: Screenshot Webseite Sage

Den Steuerberater nicht vergessen

Wie gesagt: Der genaue Funktionsumfang von Buchhaltungssoftware unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter bzw. gebuchten Features. Egal, auf welche Buchhaltungslösung du letztendlich setzt – du solltest gleich am Anfang abchecken, ob diese von deinem Steuerberater akzeptiert wird. Denn nichts ist ärgerlicher, als vielleicht recht zeitaufwendig auf eine neue Buchhaltungssoftware umzustellen, nur um dann zu merken, dass diese nicht mit deinem Steuerberater kompatibel ist. Dabei braucht es oft gar nicht viel: Deine Unterlagen und Übersichten müssen nur in einem Format exportierbar sein, mit dem dein Steuerberater klarkommt. Die Möglichkeit eines DATEV-Exports ist dabei die beste, denn dadurch sind Daten schon so aufbereitet, dass dein Steuerberater sie schnell in sein System einlesen kann. Zeit ist Geld – je besser sich deine Buchhaltungssoftware also mit deinem Steuerberater (oder auch einem externen Buchhaltungsbüro als gelegentlichem Helfer) versteht, um so günstiger wird Kontrolle und Nachbereitung deiner Unterlagen sein. Machst du deine Steuererklärung selbst, achte darauf, dass deine neue Buchhaltungssoftware eine ELSTER-Schnittstelle hat. Welche Buchhaltungslösungen welche Schnittstellen bzw. Exportmöglichkeiten haben, siehst du in unserer Anbieter-Übersicht.

Fazit: Buchhaltungsservice in der Cloud mit Offline-Ergänzung

Unser Fazit: Online-Buchhaltungsdienste können recht viel und verringern deinen täglichen Arbeitsaufwand hinsichtlich Buchhaltung doch schon um einiges. Ein gelegentlicher kontrollierender Blick auf deine Dokumente, Belege und sonstige Unterlagen empfiehlt sich jedoch schon. Besonders für Gründer und andere Neulinge im Unternehmertum ist zudem eine anfängliche Begleitung durch ein Buchhaltungsbüro vor Ort und/ oder einen Steuerberater bestimmt nicht verkehrt. Lass dir von Experten zeigen, wie Buchhaltung überhaupt funktioniert und wie du dich selbst gut organisierst. Nutze dann, nun ausgestattet mit dem nötigen Wissen, die flexibleren, preiswerteren und von überall zugänglichen Online-Buchhaltungstools. So sollte Buchhaltung gut klappen, selbst wenn diese nun wirklich nicht zu deinen Lieblingsaufgaben gehört.

24. August 2018

Quellen für weitere Informationen:

• Online-Buchhaltungsdienste im Vergleich
• Studie zur Rentabilität von Cloud-Lösungen

Auch interessant: