Buchhaltung Online

Buchhaltung Online

Die meisten Selbständigen und Startups haben nicht viel Wissen rund um Buchhaltung. Sie müssen Buchhaltung erst lernen und würden diese am liebsten von jemand anderem machen lassen statt die nötige Buchführung selbst zu erledigen. Kein Wunder, dass immer mehr Buchhaltungsprogramme speziell für Anfänger auf dem Markt sind – „Anfänger“ in dem Sinne, dass man kaum Wissen braucht, um die Buchhaltung mit deren Hilfe zu meistern. Ein wichtiges Feature dieser Buchhaltungsdienste: Es handelt sich bei ihnen um Buchhaltung online. Im Gegensatz zu herkömmlichen Programmen installierst du also keine Software auf deinem heimischen bzw. Arbeitscomputer. Die Software sowie all die Daten, die du dann in deine Online Buchführung eingibst, werden in einer Cloud gespeichert. Das hat zahlreiche Vorteile, finden wir.

Vorteile von Online-Buchhaltung

Für Nutzer von online Buchhaltung bieten sich einige Vorteile. Du musst nie mehr Software-Updates durchführen, da diese automatisch auf dem Server/ vom Anbieter des Buchhaltungsdienstes gemacht werden. Zudem sind deine Daten sicher auf Cloud-Servern gelagert – sicherer als bei dir zu Hause, und vor allem: gesetzeskonform. Denn der Gesetzgeber stellt strenge Ansprüche an Buchhaltung, Steuererklärung und vor allem an Datenverarbeitung. Und Daten verarbeitest du: Kundendaten, Rechnungsdaten… All das gilt es GoDB-konform sowie manipulationssicher zu speichern, siehe unser Artikel zu GoBD-Anforderungen an deine Buchhaltung. Online-Buchhaltungsprogramme halten die vorgeschriebenen gesetzlichen Regelungen ein – ein riesiger Vorteil, denn so kannst du in dieser Hinsicht einer eventuellen Prüfung von Finanzamt & Co gelassen entgegenblicken. Ein weiterer Vorteil von Buchhaltung Online ist die Verfügbarkeit deiner Daten. Da deine Buchführung online in der Cloud statt lokal zum Beispiel auf deinem Bürorechner gemacht wird, kannst du von überall auf sie zugreifen. Diesen Vorteil gilt es nicht zu unterschätzen. Denn du sparst immens an Zeit und Geld, wenn du Belege jederzeit einlesen und entsprechend in deiner Buchführung vermerken kannst. Ebenso lassen sich auch Rechnungen von überall schreiben und versenden, statt dass du auch da von deinem Desktop-Computer als nur an einem bestimmten Ort verfügbaren Arbeitsgerät abhängig bist.

Buchführung auch vom Smartphone aus -die Buchhaltung von lexoffice als App. Bild: Screenshot GooglePlay

Funktionen/ Buchhaltungsaufgaben

Damit sind wir schon bei den Buchhaltungsaufgaben angelangt – den Funktionen, die eine gute Buchhaltungssoftware mit sich bringen und für dich erledigen sollte. Zur Buchhaltung online gehören:

• Angebots- und Rechnungsstellung
• Kundenverwaltung
• Belegerfassung und Digitalisierung
• Vorkontierung
• Kassenbuch
• BWA
• Jahresabschluss
• Bilanz
• EüR
• UStVa
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Datenaufbereitung sowie Export zu Steuerberater/ Finanzamt
• Kontenabgleich/ Online-Banking-Integration
• Zahlungsverkehr
• Mahnwesen
• Budget-/ Liquiditätskontrolle
• Zeiterfassung

Nicht alle Buchhaltungsprogramme können alles, aber die meisten erlauben doch ein Zubuchen einzelner Features zu ihrem Basic-Programm dazu, wenn es darin noch nicht enthalten ist. In der Regel wird Buchhaltungssoftware bewusst schlank gehalten. Nutzer sollen nur mit den für sie unbedingt nötigen Funktionen umgehen müssen, statt viele unnütze Extras im Programm zu haben. Denn zu viele Funktionen, die man gar nicht braucht, verunsichern eher und erschweren die Buchführung. Achte bei der Wahl des passenden Anbieters also auch darauf: welche Funktionen enthalten, welche zubuchbar und welche für dich gar nicht relevant sind.

Auch Lohnabrechnung ist mit Online-Buchhaltung zu schaffen, bei Sage Business Cloud als Zusatzmodul. Bild: Screenshot Webseite Sage

Anbieter von Online-Buchhaltungssoftware

Wir von BuchhaltungsChecker haben uns die wichtigsten Anbieter für Online Buchhaltung angesehen und sie auf wichtige Kriterien hin untersucht. Dabei legen wir den Schwerpunkt auf Online-Buchhaltungssoftware für KMU, also kleine und mittlere Unternehmen, sowie Freelancer und Solo-Selbständige. Denn gerade diese brauchen Unterstützung in der Buchhaltung und können sich in den wenigsten Fällen eine eigene Buchhaltungsabteilung leisten. Einzelunternehmer müssen meist selbst lernen, wie Buchhaltung funktioniert. Um so besser, wenn sie sich dabei von einem kontinuierlich verfügbaren „Buchhalter“ unterstützen lassen können: einem weitgehend automatisierten Online-Buchhaltungsprogramm. Zu den Anbietern, die wir untersucht haben, gehören BuchhaltungsButler und Papierkram.de, die sich eher auf die Basics konzentrieren, wenn auch auf Wunsch mit viel Extra-Service und persönlicher Hilfe (bei BuchhaltungsButler). Dazu kommen gestandene Anbieter wie lexoffice und Sage mit seinem Sage Business Cloud, speziell für KMU gefertigt und online nutzbar. Auch SMACC und CANDIS bieten Online-Buchhaltung, in verschiedenen Versionen, teils plus Zusatzmodulen für einen erweiterten Funktionsumfang. Mehr Infos zu den Anbietern findest du in den jeweiligen Anbieter-Artikel auf BuchhaltungsChecker. Die Artikel enthalten jeweils auch Erfahrungsberichte von Nutzern, so dass du Bewertungen aus erster Hand nachlesen kannst. Eine Übersicht über alle Anbieter findest du in unserem Anbieter-Vergleich.

Erweiterungen/ spezielle Ansprüche an Buchhaltungsprogramme

Kurz haben wir Zusatzmodule schon angesprochen. Denn zur Buchhaltung gehört auch die Steuererklärung sowie verwandte steuerrechtliche Vorgänge. Bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du monatlich (nach Absprache mit dem Finanzamt auch in größerem Abstand) eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Damit all die Zeitersparnisse durch dein Buchhaltungsprogramm dadurch nicht gleich wieder wettgemacht werden, achte darauf, dass deine Buchhaltungssoftware Umsatzsteuervoranmeldungen unterstützt (bei den meisten ist das der Fall). Je nach Buchhaltungssoftware kannst du die nötigen Daten direkt an das Finanzamt schicken oder entsprechend aufbereitet exportieren. Wenn du in deinem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigst, gehört auch Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Buchhaltung. Dies wird in der Regel als Zusatzfeature angeboten. Hier tut sich besonders Sage Business Cloud hervor. Sage Business Cloud bietet ein Modul „Lohnabrechnung“ als (kostenpflichtige) Ergänzung seiner zwei anderen Buchhaltungsmodule, das Einsteigermodul „Buchhaltung Start“ und das reguläre „Buchhaltung“. Die Gebühr für die Lohn-und Gehaltsabrechnung von Sage Business Cloud wird per Mitarbeiter berechnet. So zahlst du nicht umsonst für Abrechnungen, die du gar nicht nutzt, sondern eben einfach pro Kopf.

Kosten für Buchhaltung online

Damit wären wir bei den Kosten angelegt. Zuerst zur kostenfreien Variante: Die meisten Buchhaltungsprogramme kannst du 30 Tage lang kostenlos testen. So kannst du dich mit der Benutzeroberfläche vertraut machen, eventuelle Fragen klären und abchecken, ob der gebotene Buchhaltungsumfang deinen Anforderungen entspricht. Nach dem Testzeitraum fallen dann monatliche Gebühren an. Die Höhe dieser variiert, je nach Online-Buchhaltungsdienst und Funktionsumfang sowie eventuellen Zusatzmodulen, die du nutzen willst. Online-Buchhaltung gibt es bereits für unter 10 € im Monat. Nach oben gehen die Gebühren bis zu mehreren hundert Euro. Bei diesem doch recht hohen monatlichen Preis bekommst du aber auch einen Service, der dir wirklich viele Buchhaltungsaufgaben abnimmt und sich daher letztendlich rechnet. CANDIS und BuchhaltungsButler sind Beispiele von solchen Buchhaltungs-Diensten mit viel Service bzw. Paketen wie E-Commerce-Anbindung oder professioneller Belegkontrolle durch Mitarbeiter. In die Gegenrichtung zielt Papierkram.de. Diese Online-Buchhaltungssoftware gibt es als Zahlversion, aber auch als dauerhafte Free-Version. Die Free-Version weist einen verminderten Funktionsumfang auf – aber vielleicht reicht dir das ja.

Statt monatlicher Gebühren kannst du auch eine jährliche Nutzungsgebühr zahlen, wie hier bei BuchhaltungsButler, was den Preis für Buchhaltung online verringert. Bild: Screenshot Webseite BuchhaltungsButler

Fazit: Buchhaltung Online

Online-Buchhaltung für Selbständige, Freelancer und KMU ist immer mehr auf dem Vormarsch. Zurecht, finden wir. Denn Buchführung in der Cloud bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Der wichtigste aus unserer Sicht: Du als Unternehmer kannst dich darauf verlassen, dass deine Buchhaltungsdaten und steuerrelevante Informationen in Übereinstimmung mit gesetzlichen Pflichten gespeichert und gelagert sind. Und natürlich die Verfügbarkeit deiner Buchhaltung – du bist nicht an einen bestimmten Computer gebunden, sondern kannst per Laptop, Smartphone oder Tablet und bei manchen Anbietern auch per App auf deine Buchhaltung zugreifen und sie zu den Zeiten an den Orten erledigen, die dir am besten passen. Die Preise für Buchführung online liegen teils unter zehn Euro pro Monat, wobei es auch zwar teurere Angebote gibt, diese aber dann mit viel Extraservice und Arbeitserleichterung. Achte bei der Auswahl eines Anbieters für Online-Buchhaltung auch auf die inbegriffenen Funktionen. Und dann: Probieren geht über studieren – nutze den kostenlosen Testmonat, den fast alle online Buchführer bieten.

Quellen für weitere Informationen:

• Online-Buchhaltungsdienste im Vergleich

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