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Buchhaltung für Kleinunternehmer

BuchhaltungsChecker.de | letztes Update: 20.02.2020

Bist du Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmen mit einem Umsatz vom weniger als 17,500 € im vergangenen und voraussichtlich weniger als 50.000 € im laufenden Steuerjahr. Dabei ist es egal, ob du Solo-Selbständiger, Einzelunternehmer oder Freelancer bist oder ein (zusätzliches) Unternehmen zusammen mit anderen führst, zum Beispiel in Form einer GbR oder OHG. Dein Umsatz (die genannten maximal 17.500 bzw. 50.000 €) sind alle Einnahmen, die du hast – das, was du eben „umsetzt“. Damit ist also nicht der Gewinn gemeint (das, was übrig bleibt, wenn du deine Ausgaben von den Einnahmen abziehst). Das wird von Buchhaltungsanfängern manchmal missverstanden, nicht zuletzt wohl geleitet von der Vorstellung, dass man schon von 17.500 € pro Jahr kaum leben kann, wie viel weniger dann noch, wenn das noch nur der Umsatz und noch nicht mal der Gewinn des Unternehmens ist.

Vorteile für Kleinunternehmer

Es stimmt schon: Viele Kleinunternehmer sind Geschäftsgründer in den ersten Jahren ihrer Selbständigkeit, die noch nicht allzu viel verdienen. Es gibt aber auch Fälle, in denen die Kleinunternehmerregelung mit anderen Umsatzsteuerbefreiungen einhergeht. So kannst du zum Beispiel höhere Einnahmen aus bestimmten umsatzsteuerbefreiten Lehrtätigkeiten haben, die dann zwar als Einnahmen zählen, aber dich im Kleinunternehmer-Status belassen. Das ist auch gut so, denn der Status als Kleinunternehmer hat einige unbestreitbare Vorteile:

  • Du musst nicht zwischen (Netto-)Rechnungsbeträgen und Umsatzsteuer unterscheiden und diese in deiner Buchhaltung getrennt führen
  • Du musst keine regelmäßigen Vorsteueranmeldungen erstellen und Zahllastüberweisungen tätigen
  • Du musst nicht bei jeder (Ausgaben)Rechnung den zur jeweiligen Lieferung oder Leistung passenden Umsatzsteuersatz herausfinden (0 %, 7 % oder 19 %) sowie bei deiner eigenen Rechnungsstellung (deine Einnahmen) nicht auf korrekte Ausweisung des Steuersatzes achten

Es gäbe noch viel mehr Details aufzuzählen. Der größte Vorteil von allen: Du musst dich mit solchen Begriffen wie „Vorsteueranmeldung“ und „Zahllastüberweisung“ nicht wirklich gut auskennen, denn als Kleinunternehmer darfst du deine Buchführung recht unkompliziert halten.

Ausschnitt vom Formular EÜR des Finanzamts zur Gewinnermittlung

Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben ergibt den Gewinn: Einfache Buchhaltung für Kleinunternehmer, selbst auf dem EÜR-Formular des Finanzamts. Bild: Screenshot Webseite Elster

Einfache Buchführung mittels EÜR

Als Kleinunternehmer hast du vergleichsweise wenig Buchführungspflichten. Im Prinzip reicht eine einzige Tabelle: links Einnahmen, rechts Ausgaben, als letztes die Summe. In anderen Worten: deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz „EÜR“. Mit dieser ermittelst du den „Überschuss“, den Gewinn deines Unternehmens – daher auch der Name „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“. Mit diesem simplen Satz „Einnahmen minus Ausgaben ist gleich Gewinn“ ist deine Buchführung auch schon fast erledigt. Pass jedoch auf: Aufbewahrungspflichten für Dokumente betreffen dich als Kleinunternehmer ebenso wie alle anderen Unternehmen. Du musst alle Zahlungsnachweise, Ein- und Ausgangsrechnungen geordnet aufbewahren, ebenso Geschäftskorrespondenz und sonstige die EÜR ergänzenden und erklärenden Unterlagen. Das ist im § 147 AO (Abgabenordnung) festgelegt. Der Kleinunternehmer-Status ändert ebenfalls nichts daran, dass du bei der Aufbewahrung die GoDB befolgen musst, siehe unser Artikel zum neuen Datenschutzgesetz.

Ausgaben kategorisieren

Wie du eine EÜR in deiner Buchhaltung anlegst, bleibt dir überlassen. Du kannst deine Gewinnermittlung als monatliche Übersicht führen oder sie auf Quartals-, Halb- oder Volljahresbasis anlegen. Im Elster-Formular, das du dann mit deiner Steuererklärung einreichen musst, werden die jeweiligen Summen des Gesamtjahres erfragt. Kleiner Tipp: Da du auf dem Elster-Formular Ausgaben in verschiedene Kategorien einordnen musst, lege deine EÜR auch schon so an. Das erspart dir eine spätere, langwierige Kategorisierungs- und Rechenarbeit. Zu den Kategorien gehören u. a. unbeschränkt abziehbare Ausgaben wie Werbekosten, Aufwendungen für Telekommunikation, Kosten für Beratung, etc. Diese machen steuerrechtlich keinen Unterschied, dienen alleinig statistischen Zwecken. Andere Kategorien wie Bewirtungsaufwendungen und Geschenke sind dagegen nur zu einem bestimmten Prozentsatz abziehbar.

Bildschirm und Handy mit EÜR-Software von 1&1 Buchhaltung online.

EÜR-Software von 1&1 Buchhaltung online. Bild: Screenshot Webseite 1&1 Buchhaltung online

Hilfe von Buchhaltungsprogrammen

Bei dieser Kategorisierung deiner Ausgaben helfen dir Buchhaltungsprogramme. Wenn du Ausgaben in deine Buchhaltungssoftware eingibst, versieh sie mit einem Tag bzw. ordne sie in zuvor erstellte Kategorien ein. Mittlerweile ist es Standard, dass Online-Buchhaltungssoftware ein spezielles EÜR-Programm für dich bereithält bzw. in die Cloud integriert hat. Dieses EÜR-Modul erstellt für dich automatisch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die du dann per Elster-Schnittstelle an das Finanzamt übermitteln bzw. dessen Zahlen du in das vom Finanzamt bereitgestellte EÜR-Formular übertragen kannst.

Weitere Buchhaltungsaufgaben

Nicht nur bei der EÜR stehen dir Buchhaltungsprogramme zur Seite. Diese übernehmen auch die Arbeit, die vor einer Einnahmen-Ausgaben-Übersicht kommt: das Erstellen und Versenden von Angeboten und Rechnungen. In deiner Buchhaltungssoftware stehten dir dafür Tools zur Verfügung, entweder direkt in der Software oder als Vorlage zum Herunterladen, z. B. bei lexoffice. Erstellst du Rechnungen direkt in der Buchhaltungscloud, hat das den Vorteil, dass sie dort dann auch gleich GoDB-konform aufbewahrt sowie entsprechend zugeordnet sind. Ebenso werden gezahlte Rechnungen verbucht und in die dafür vorgesehene Einnahmen-Spalte der EÜR-Tabelle eingetragen. Dazu musst du dein Bankkonto mit der Buchhaltungssoftware verknüpfen, so dass ein- und ausgehende Zahlungen vor dort ausgelesen werden können.

Mustervorlage für eine Rechnung für Kleinunternehmer mit Satz zur Umsatzsteuer-Befreiung

Mustervorlage einer Rechnung für Kleinunternehmer mit entsprechender Erwähnung der Umsatzsteuer-Befreiung. Bild: Screenshot Webseite lexoffice

Zusammenfassung Buchhaltungspflichten für Kleinunternehmer

Rechnungen schreiben, diese GoDB-konform und gemäß § 147 Abgabenordnung aufbewahren, ebenso wie alle zugehörigen sonstigen Dokumente, Zahlungen vermerken und zuordnen, eine EÜR-Tabelle führen… So langsam sammeln sich die Buchhaltungspflichten doch. Hier noch mal in Übersicht, was die Buchführung für Kleinunternehmer beinhaltet:

  • Belege sammeln und aufbewahren (neben laufenden Einnahmen und Ausgaben auch zugehörige Dokumente wie Angebote, Geschäftsbriefe usw.)
  • Ausgaben kategorisieren, entsprechend der Vorgaben der EÜR-Formulars des Finanzamts
  • Gewinnermittlung mittels EÜR durchführen
  • Deinen Umsatz regelmäßig überwachen

Dieser letzte Punkt ist nicht nur wichtig, um im Blick zu behalten, wie es deinem Unternehmen finanziell geht. Eine regelmäßige Umsatzüberwachung dient auch der Einhaltung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze. Denn die Vorteile des Kleinunternehmertums genießt du nur – wie anfangs gesagt – bis zu einer bestimmten jährlichen Umsatzhöhe. Stellst du fest, dass du diese wahrscheinlich doch überschreiten wirst, ist Eile angesagt. Kontaktiere deinen Steuerberater bzw. das Finanzamt direkt, um Nachzahlungen von Umsatzsteuer möglichst zu vermeiden, wenn dein Status als Kleinunternehmer fraglich wird. So lange du aber noch weniger als 17.500 bzw. 50.000 € Umsatz pro Jahr hast: Genieße die relativ unkomplizierte Buchhaltung, noch unkomplizierter gemacht durch Buchhaltungsprogramme in der Cloud.

10. Juli 2018

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