Buchhaltung 4.0

Buchhaltung 4.0 ist in aller Munde. Angelehnt an das Schlagwort Web 2.0 signalisiert der Begriff sowohl Digitalisierung und Automatisierung als auch Zukunftsträchtigkeit. Doch was genau bringt automatisierte Buchhaltung in der Cloud mit sich? Welche Buchhaltungsprozesse werden dir abgenommen? Wie funktioniert der Umstieg auf automatisierte Buchhaltung?

Von Web 2.0 zur Buchhaltung 4.0

Der Begriff Web 2.0 steht für das neue Internet, das „zweite“ – daher die Endung 2.0. Es gibt in dem Sinne natürlich keine zwei Internets. Als der Begriff aufkam, sollte er vielmehr signalisieren, dass das World Wide Web jetzt ganz anders genutzt werden könne. Statt dass User Webseiten einfach nur aufrufen und lesen, also passiv konsumieren, wurde Interaktion wichtig. Man sollte Inhalte selbst erstellen und teilen können, kommentieren, miteinander agieren … In anderen Worten: Social Media war geboren.

Automatisierung und künstliche Intelligenz

Das auf 2.0 folgende 3.0 umfasst nun eine andere Richtung: Automatisierung und künstliche Intelligenz. Es findet schon in vielen Details deines Lebens Anwendung, von klein und unmerkbar bis weltverändernd: Dein Facebook-Konto erkennt, in welcher Stadt du dich aufhältst und begrüßt dich mit einer entsprechenden Wettermeldung („In X-Stadt soll es heute regnen. Pack lieber deinen Regenschirm ein!“). Wenn du auf Webseiten surfst, werden dir Inhalte entsprechend deinem vorigen Surfverhalten angezeigt. Deine Posts auf Twitter erscheinen auch auf Facebook & Co. Durch künstliche Intelligenz erstellte Posts verbreiten Meinungen; Bots beeinflussen Wahlen.

Automatisierung umfasst viele digitale Lebensbereiche. Bild: pixabay

Zauberhafte Arbeitserleichterung

Doch was hat das alles mit Buchhaltung zu tun? Automatisierung ist das verbindende Zauberwort. Wenn du eine Rechnung an Kunde A schickst, soll der Rechnungsbetrag B in Tabelle C eingetragen werden. Nach dem Ablauf von Zeitrahmen D, in dem auf Konto E kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist, soll Kunde A angemahnt werden, den Betrag B endlich zu überweisen, wofür er jetzt aber Skonto F nicht mehr in Anspruch nehmen darf. Ohne Automatisierung sind das mehrere Arbeitsschritte, um du die dich kümmern bzw. die du für zukünftige Aktionen irgendwie im Auge behalten musst. Buchhaltung 4.0 verspricht, dir all diese Schritte abzunehmen, sie voll automatisiert zu erledigen.

Vorher und nachher

Gib es zu: Auch du hast mal vor einem Stapel Quittungen gesessen, diese von Hand sortiert, vielleicht chronologisch, vielleicht – etwas cleverer – auch nach Art der Ausgabe. Dann hast du diese Quittungen getackert, irgendwo eingeheftet, sicherheitshalber auch noch kopiert, dein halber Tag war rum und noch immer hattest du noch nicht eine einzige Ausgabe an die richtige Stelle in deiner Ausgabenübersicht geschrieben, ganz zu schweigen von der Integration des Betrags in Umsatzsteuer-Voranmeldung & Co. So weit der alte Weg. Der neue Weg: Buchhaltungsprogramme nehmen dir all dies ab – so versprechen sie es zumindest.

Buchhaltungsprogramme als Quittungsleser

Wie geht das nun? Statt Quittungen von Hand einzutippen, machst du ein Photo und lädst es hoch. Dieses Photo wird sodann von einem Texterkennungsprogramm gescannt und relevante Informationen ausgelesen. Beträge werden den von dir angelegten Buchungskonten automatisch zugeordnet. Digital vorliegende Dokumente behandelst du ebenso und lädst sie in deine Buchhaltungs-Cloud hoch, damit sie dort entsprechend ausgelesen und einsortiert werden können. Du selbst bist nur noch für die Kontrolle zuständig: Funktionierte das Auslesen und Zuordnen korrekt?

Papierrechnungen und -quittungen gehören mit moderner Buchhaltung bald der Vergangenheit an. Bild: pixabay

Rechnungen und Kunden verwalten

Auch in die andere Richtung gedacht nimmt automatisierte Buchhaltungssoftware dir Arbeit ab. Du erstellst Angebote und Rechnungen mittels der Buchhaltungssoftware. Die dadurch digital vorliegenden Dokumente – ebenso wie digital in deine Buchhaltungscloud hochgeladene – fügen sich nahtlos in deine Übersichten, Bilanzen etc. ein. Auch deine Kunden, gegebenenfalls Lieferanten, verwaltest du mit der Software, was den Vorteil bringt, dass Zahlungen an oder von diesen direkt zugewiesen werden können und du den Überblick behältst, ob jemand im Verzug ist.

Konten verknüpfen

Um Zahlungen so verfolgen zu können, steht als notwendiger Schritt auch die Verknüpfung deines Bankkontos mit der Buchhaltungssoftware an. So können auf deinem Konto ein- und ausgehende Beträge mit vorliegenden Rechnungen und Belegen verglichen werden. Fehlen Zahlungen, kannst du diese automatisiert anmahnen. Oder sie dir zumindest – wenn dein Buchhaltungsprogramm keine automatisierten Mahnungen bietet – in einer Übersicht anzeigen lassen und dann von Hand Mahnungen schicken.

Rechnungen aus Online-Portalen

Auch Rechnungen und Belege aus Online-Portalen wie Amazon, Google und Facebook können Buchhaltungsprogramme einlesen. Noch mehr als das: Sie können diese Rechnungen abrufen, wenn du deine Konten bei diesen Portalen mit deiner Buchhaltungssoftware verknüpfst. Du musst Rechnungen also nicht mehr von Hand in deine Buchhaltung hinein kopieren bzw. dort ablegen – es wird automatisch gemacht. Der Anbieter CANDIS ist auf diesem Gebiet Vorreiter: Über 500 Online-Portale kannst du mit deinem CANDIS-Konto verknüpfen.

Das Dashboard der Buchhaltungssoftware CANDIS bietet Übersicht. Bild: Screenshot Webseite CANDIS

Weitere Funktionen

Zu all diesem hinzu können Buchhaltungsprogramme noch einiges mehr, was du vorher selbst erledigen musstest. Ein prüfender Blick bleibt dir bei all dem natürlich nicht erspart. Aber ein prüfender Blick ist weniger Arbeit als scannen, sortieren, tippen und heften, kopieren, einfügen, übertragen. Weitere Funktionen in Übersicht:

• Budgetkontrolle
• Zeiterfassung
• Lohnabrechnung
• Artikel- und Lagerbestandverwaltung
• Erstellung von EüR, Bilanzen, Vorkontierung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Daten-Export an Elster und/ oder Steuerberater

Nicht alle Anbieter halten all diese Features für dich parat. Wirf am besten einen Blick auf unseren übersichtlichen Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Manuell kontrollieren

Apropos prüfender Blick: Auch Computer machen Fehler. Was also passiert, wenn Belege fehlerhaft eingelesen oder durch die Automatisierung nicht erkannt wurden? Hier tut sich wieder die Buchhaltungssoftware von CANDIS hervor. Fehler und Unklarheiten werden dir in einer To-Do-Liste angezeigt, die alle nachzuprüfenden Elemente sammelt. Bei anderen Anbietern werden fehlende Belege in deren jeweiligen Übersichten einfach als solche markiert. Du kannst Belege dann von Hand zuordnen oder andere nötige Schritte tätigen.

Umstieg von Papier auf digital

Um den Umstieg von deiner bisherigen auf automatisierte Buchhaltung ohne Probleme und Betriebsunterbrechung zu schaffen, ist eine ordentliche Ausgangslage deiner Unterlagen angesagt. Die Struktur deiner Buchhaltung kannst du dadurch einfach in die Cloud-Software übernehmen und dort Buchungskonten usw. anlegen, wie du sie jetzt schon hast. Bereits vorhandene Dokumente importierst du und kannst sie – je nach Anbieter bzw. gekauftem Modul – auch als Vorlage für Rechnungen und Angebote nutzen. Hast du deine Buchhaltung erfolgreich verlagert, ist du bereit für Buchhaltung 4.0.

Fazit

Ob moderne Buchhaltungssoftware den Zusatz 4.0 wahrhaft verdient, maßen wir uns nicht an zu beurteilen. Aber was wir sagen können: Automatisierte Buchhaltung erleichtert das Leben tatsächlich. Sie erspart dir stundenlanges Beschäftigen mit Papierkram, wenn du deine Zeit anders besser nutzen willst. Durch automatisierte Prozesse werden Zahlungsprozesse korrekt erfasst, verbucht und zugeordnet. Im Idealfall musst du selbst nur noch als Kontrolleur auftreten. Zudem fassen moderne Buchhaltungsprogramme Aufgaben mehrerer Systeme – Belegerfassung, Archivierung, Rechnungsschreiben – in einem einzigen zusammen. Übersicht und Zeitersparnis ist es also, was du dank eines guten Buchhaltungsprogramms gewinnen kannst. Um nun das richtige für dich zu finden, empfehlen wir unseren Anbieter-Vergleich.

Weitere Infos zu Automatisierung bei deiner Buchhaltung:

• Automatisierte Buchhaltung

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