Automatisierte Buchhaltung

Automatisierte Buchhaltung

Von Anfang an alles richtig machen – das wünschen sich Gründer, Freiberufler und Selbständige, die ihr eigenes Unternehmen führen. Zumindest bei der Buchhaltung ist dies nun weitgehend möglich, denn nutzt du Prozess-automatisierende Buchhaltungssoftware, werden deine Belege und Daten nicht nur mit bedeutend weniger Arbeitsaufwand erstellt, sondern auch den GoBD-Richtlinien entsprechend. Die Einhaltung der GoBD-Ansprüche ist mittlerweile unabänderliche Pflicht, und moderne Buchhaltungsprogramme erfüllen diese auch. Packt man diesen Vorteil – dass du nicht selbst auf die Umsetzung der doch sehr umfassenden Gesetzesanforderungen achten musst – sowie Zeitersparnis durch Automatisierung mit einem Cloud-Anbieter zusammen, hast du auch von überall und jederzeit flexibel Zugriff auf deine Daten. Du verfügst also über:

• GoBD-konforme Buchhaltung
• Arbeitserleichterung durch Automatisierung
• Flexiblen Online-Zugriff

Am besten gleich in der Cloud

Durch Cloud-basierte Buchhaltungssoftware bist du nicht an einen bestimmten Computer oder an deinen Schreibtisch gebunden. Du kannst deine Buchhaltung „wie zwischendurch“ erledigen.

Was auf den ersten Blick wie ein Werbespruch erscheint, stimmt jedoch: Du kannst Belege einfach mit deinem Smartphone fotografieren und sie an dein Buchhaltungskonto schicken. Dort wird der Beleg verbucht und die Einnahme bzw. Ausgabe dem korrekten Konto zugeordnet. Das nächste Mal, wenn du eine Taxiquittung in der Hand hältst oder den Kassenbon für den Kauf einer neuen Tintenpatrone für deinen Büro-Drucker: Fotografiere den Bon einfach ab – und (fast) fertig.

In der Cloud Belege und Rechnungen abgleichen, egal von welchem Device aus. Bild: Screenshot 1&1 Buchhaltung online

Bis zu 80 % Arbeitsersparnis

Natürlich geht nicht alles komplett automatisch. Je nach Buchhaltungsprogramm musst du Vorgänge plausibilisieren, also die automatisch erfolgte Buchung bzw. Zuordnung noch absegnen. Generell empfiehlt es sich, von Zeit zu Zeit einen prüfenden Blick in dein Buchhaltungs-Dashboard zu werfen, um zu sehen, dass auch alle Belege korrekt erfasst und zugeordnet wurden. So soll ja die bereits erwähnte Quittung für eine neue Druckerpatrone nicht als „Ware“ oder „Rohstoff“ verbucht werden, sondern als „Büromaterial“ – oder umgekehrt, je nach deinem Unternehmen. Aber selbst wenn du von Hand plausibilisieren oder Korrekturen durchführen musst, ergibt sich durch eine Automatisierung deiner Buchhaltung eine Arbeitsersparnis von bis zu 80 %. So sagen es verschiedene Quellen, u. a. der Kostenrechner zu papierloser Buchhaltung (in dem Automatisierung noch gar nicht vollständig berücksichtigt ist) oder die Aussage des Anbieters BuchhaltungsButler, den wir hier auf BuchhaltungsChecker auch vorstellen, dass bis zu 80 % der Buchhaltung in E-Commerce automatisiert werden kann.

Weniger Arbeit auch für Steuerberater: Datenexport & Zugriffsrechte

Auch dein Steuerberater wird es dir danken, wenn er per Fernzugriff Einsicht in deine Buchhaltung nehmen kann. Fast alle Buchhaltungsprogramme ermöglichen einen Zweitzugang für Steuerberater und/ oder weitere Mitarbeiter deines Unternehmens sowie externe Dienstleister, die dir vielleicht mit den verbleibenden 20 % deiner Buchhaltung unter die Arme greifen. Besonders hervorzuheben sind Buchhaltungsprogramme, die das mittels DATEV ermöglichen, denn DATEV ist die anerkannte Branchenlösung für Buchhaltungsvorgänge. Unter den auf BuchhaltungsChecker vorgestellten Anbietern tun dies alle, außer Papierkram.de. Papierkram.de bietet dafür eine einfach umzusetzende Mitarbeiterverwaltung mit diversen Zugriffsrechten für diese.

Mitarbeiterverwaltung in der Buchhaltungssoftware: Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffsrechte einräumen. Bild: Screenshot Webseite Papierkram.de

Ineinandergreifen von Automatisierungsprozessen

Das wahre Wunder von Automatisierung zeigt sich, wenn verschiedene Prozesse nahtlos ineinandergreifen, wie sie es bei guten Buchhaltungsprogrammen auch tun. Angebote werden zu Rechnungen, diese werden automatisch verschickt, wenn du die Adresse des Rechnungsempfängers korrekt in deine Stammdatenbank bzw. Kundenverwaltung eingepflegt hast. Auf der Rechnung gibst du ein Zahlungsziel an; dein verknüpftes Bankkonto gleicht ab, ob die Zahlung fristgemäß eingeht und schickt automatisch Mahnungen raus, wenn sie das nicht tut. Beachte: Mahnwesen ist nicht bei allen Buchhaltungsdiensten inbegriffen, kann jedoch oft als Erweiterung integriert werden.

Automatisierung sowohl für Einnahmen als auch Ausgaben

Auch auf der Ausgabenseite wird ähnlich automatisiert verfahren: Deine fotografierten oder eingescannten Belege werden in die passende Ausgabentabelle aufgenommen, von dort in EüR, BWA & Co übertragen. Auch ein Erfassen von Zahlungsvorgängen ist inbegriffen, ähnlich wie bei Rechnungen, die du an Kunden schickst. Dazu bieten manche Buchhaltungsprogramme noch ein Auslesen von Verkaufsdaten aus Online-Shops und Plattformen wie ebay und Amazon, ebenso von Zahlungsdienstleistern und aus deinem E-Mail-Programm. So werden Daten aus Rechnungen (sowohl ein- als auch ausgehende) durch entsprechende Software deines Buchhaltungsanbieters komplett ausgelesen – nicht nur der Zahlbetrag, sondern auch Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Art der Leistung sowie Sender/ Empfänger. Auch Logos können mittlerweile gelesen und in Text übersetzt werden.

Monatliche Zeitersparnis & Fehlervermeidung

Beim Abtippen, Eingeben und Zuordnen all dieser Daten von Hand würdest du mehrere Minuten pro Dokument brauchen. Je nachdem, wie viele Belege du pro Monat verarbeitest, kannst du alleine daran ablesen, wie viel Zeit du sparst. Und Zeit ist Geld – die Investition in monatliche Gebühren für ein Buchhaltungsprogramm mit Automatisierung hast du so schnell wieder hereingeholt. Dabei sind noch nicht mal mögliche Tipp- und Einordnungsfehler inbegriffen. Denn ganz ehrlich: Wie viel Zeit hast du schon damit verbracht, den einen fehlenden Euro in deiner Buchhaltung zu finden, weil du bei Beleg 271 aus Versehen eine 4 statt einer 5 getippt hast?

Belegerfassung wie hier bei lexoffice ist nur der Anfang einer umfangreichen Automatisierung, die dir viel Arbeit abnimmt. Bild: Screenshot Webseite lexoffice

In Übersicht: Vorgänge, die sich automatisieren lassen

Genug des Lobs und zurück zu den Fakten. Hier noch mal in Übersicht für dich, was Buchhaltungssoftware in der Cloud automatisieren kann:

• Belegerfassung und Zuordnung (Vorkontierung)
• Gesetzeskonforme Archivierung (GoBD)
• Online-Banking-Integration und Zahlungsabgleich
• Kundenverwaltung
• Analysen, Abschlussbuchungen und Aufbereitung von Daten für Steuererklärung

Dazu kommen, je nach Anbieter bzw. Erweiterungsmodul, die Einbindung von Online-Shops und Zahlungsdienstleistern, auch Mahnwesen, Warenwirtschaft und Lagerbestände-Verwaltung.

Fazit: Automatisierte Buchhaltung

Kontrollieren und plausibilisieren statt von Hand eintippen, automatische Prozesse in einer ganzen Kette, von Rechnungserstellung über Versand zur Prüfung und Anmahnung des Zahlungseingangs, ebenso das Auslesen von Zahlungsvorgängen aus Online-Shops, Zahlungsdienstleistern und E-Mail, die automatische Zuordnung von Buchungen zu den korrekten Buchungskonten und Folgeerstellung von Analyse, Übersichten und steuerrelevanten Ausgabedateien … Automatisierung kann dir einiges an Arbeit abnehmen und ist zurecht auf dem Vormarsch. Ein abschließender Tipp: Achte bei der Wahl deiner Buchhaltungssoftware genau auf deren Funktionsumfang. Je zutreffender Inklusiv-Features für dein spezielles Unternehmen sind, ohne unnötige Extras mit sich zu bringen, um so einfacher wird dir die Bedienung des Buchhaltungsprogramms und damit korrekte Buchhaltung fallen.

21. September 2018

Quellen für weitere Informationen:

• Online-Buchhaltungsdienste im Vergleich
• Kostenrechner zu papierloser Buchhaltung

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