Automatisierte Belegerfassung

Im einem unserer letzten Blogartikel haben wir einen Blick auf die Vorteile automatisierter Buchhaltung geworfen. Doch wie funktioniert diese ganz konkret? Wie werden Daten ausgelesen und Buchungskonten zugeordnet? Ist automatisierte Belegerfassung fehlerfrei?

Arbeitsschritte der Automatisierung

Belege nie wieder von Hand eintippen müssen – der Traum eines jeden Unternehmers, der sich nicht gern um solche buchhalterischen Tätigkeiten kümmern möchte. Buchhaltungsprogramme versprechen, Rechnungen und Belege so schnell und einfach wie Urlaubsbilder erfassen und sortieren zu können, dank Automatisierung. Diese Automatisierung teilt sich in folgende Arbeitsschritte:

• Belegerfassung
• Texterkennung, inkl. lernen
• Kategorisierung

Belegerfassung

Manche Belege erhältst du digital, andere noch auf Papier. Digitale Belege, z. B. PDF-Dokumente, lädst du in deine Cloud hoch und fügst sie so deiner Buchhaltungssoftware hinzu. Papierbelege scannst du ein oder machst ein Photo davon, je nach genutztem Buchhaltungsprogramm und eventuell zusätzlicher App. In beiden Fällen landen deine Belege in deiner Cloud, sind dort aber erst mal unsortiert.

Belegerfassung bei lexoffice, Schritt 1: Digitalisierung. Bild: Screenshot Webseite lexoffice

Texterkennung

Um nun zuzuorden, was was ist – Einnahme oder Ausgabe, welche Art von Ausgabe, welcher Steuersatz, sofort abziehbar oder wie z. B. Wirtschaftsgüter nur über einen bestimmten Zeitraum hinweg stückweise absetzbar – braucht es einen weiteren Arbeitsschritt: die Texterkennung. Texterkennung bedeutet, dass Wörter und Zahlen von deinem Beleg erfasst und verarbeitet werden. Alle Rechnungen bzw. Quittungen müssen steuerrelevante Angaben enthalten: Datum, Betrag, Mehrwertsteuerangaben, genaue Art der Leistung und Leistungszeitraum. Dies alles liest eine Texterkennungssoftware entsprechend aus.

OCR und ICR

Für Texterkennung wurden einst besondere Schriftarten entwickelt, so dass Buchstaben, Zahlen und Zeichen einheitlich waren und so von Texterkennungssoftware fehlerfrei ausgelesen werden konnten. Mittlerweile ist Texterkennungssoftware jedoch so weit fortgeschritten, dass das nicht mehr nötig ist. Die optische, reine Texterkennung (OCR) wird um ICR ergänzt (Intelligente Texterkennung), die auch das Umfeld eines Buchstabens/ Zeichens miteinbezieht. So könnte zum Beispiel ein großes B in einer gerundeten Schriftart ja auch als die Zahl 8 gelesen werden. Wenn jedoch ICR am Werke ist, entscheiden die Zeichen um das B bzw. die 8 herum darüber, ob es ein Buch ist (und kein 8uch), das du da für 8 Euro (und nicht für B Euro) als Ausgabe angibst.

Mustererkennung

Auch von sogenannter Mustererkennung wird Gebrauch gemacht. Diese liest Muster, z. B. Logos und sonstige grafische Formate aus. Fast jedes Unternehmen hat heutzutage ein Logo, das sich auch auf den Rechnungen dieses Unternehmens findet. Dieses Logo wird erkannt und die Rechnung entsprechend zugeordnet: Quittung von Taxiunternehmen ABC, Rechnung von Versandhändler XYZ, usw.

Übertragung von ausgelesenen Daten in Tabellen

Die Texterkennungssoftware überträgt als nächstes alle ausgelesen Werte in die entsprechenden Eingabefelder deiner Buchhaltungssoftware: Geldbeträge in die Ein- bzw. Ausgabenspalte, Datum in Datumsspalte, Mehrwertsteuerangaben, Adressdaten etc. in die dafür gesehenen Felder. Diese Übertragung und Einordnung wird dir angezeigt; du klickst auf „Speichern“, um die Buchungsvorschläge zu bestätigen.

Cleveres Lernen

Dass bei automatisierter Texterkennung Fehler auftreten, ist nicht zu vermeiden. Um ein praktisches Beispiel zu nennen: Stifte verbucht deine Software wohl automatisch als Betriebsausgabe. Bist du jedoch ein Händler von Bürobedarf, wäre diese Zuordnung falsch. Bei eingekauften Stiften würde es sich um Waren handeln. Du musst die Einordnung in die entsprechende Kategorie dann erst mal manuell ändern. Eine clevere, kognitive Buchhaltungssoftware merkt sich das jedoch, und das nächste Mal, dass du Stifte kaufst, werden diese auch korrekt als Waren verbucht. Ebenso wendet Automatisierung idealerweise das Erkennen von Varianten an, verbucht also nicht nur „Stifte“ als Waren, sondern auch „Kugelschreiber“, „Patronen“ etc.

Früher Abtippfehler, jetzt Auslesefehler

Automatisierung in Buchhaltungsprogrammen funktioniert also nicht zu 100 Prozent korrekt. Die Fehlerfrei-Quote liegt jedoch, je nach System, bei 90 bis 95 Prozent. Das heißt, dass du nur noch einen minimalen Rest deiner Belege selbst erfassen bzw. nachkorrigieren musst. Das ist schon ein immense Zeiteinsparung, wenn du es mit der Quote vergleichst, die du ohne Automatisierung selbst bewältigen musstest: nämlich 100 Prozent; ein weiterer Grund, der für automatisierte Buchhaltungssoftware spricht. Ein weiteres Plus der digitalen Belegerkennung: Abtippfehler können jetzt einfach nicht mehr passieren, wenn dafür auch Auslesefehler.

Video: Belegerfassung erklärt von

Größtenteils kontrollierende Tätigkeit

Was dir selbst an Arbeit übrig bleibt, ist also größtenteils eine kontrollierende Tätigkeit. Wurden Belege korrekt erfasst und zugeordnet? Wo hat sich ein Fehler eingeschlichen? Welche Belege konnten gar nicht ausgelesen werden, sei es, weil die Belege zu zerknittert oder aus sonstigen physischen Gründen schlecht lesbar waren, sei es, weil es sich um eine ganz neue Art von Ausgabe handelte, die dein System noch nicht entsprechend einordnen konnte? Hier gilt es manuell nachzuerfassen.

Manuelle Nachkontrolle

Die Möglichkeit einer manuellen Nachkontrolle ist bei Buchhaltungsprogrammen also wichtig. Hier unterscheiden sich die Anbieter von Buchhaltungssoftware in zwei Lager:

• Du selbst kontrollierst und änderst
• Die Anbieter kontrollieren für dich

Im ersteren Fall hast du schon im Laufe der Belegerfassung die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren. Dieser Vorgang nennt sich beim Anbieter BuchhaltungsButler „plausibilisieren“ – du bestätigst oder widerrufst die Buchungsvorschläge, die beim Einlesen der Informationen erfolgten.Auch eine spätere Korrektur ist jedoch möglich.

Andere kontrollieren lassen

Manche der Buchhaltungsprogramme nehmen dir selbst diesen letzten Rest an Kontrollarbeit ab: Alle Belege, die das Programm nicht verarbeiten kann, werden von Mitarbeitern der Buchhaltungssoftware manuell bearbeitet. SMACC ist da lobend zu erwähnen: Dort werden deine Unterlagen für dich sortiert; die Mitarbeiter kontieren sie auch und kümmern sich um die Verbuchung. Auch Zahlungsprüfungen, Mahnwesen, Kontrolle von offenen Posten usw. wird so im Blick behalten und einmal monatlich bei dir mit Unklarheiten angefragt – das lässt dich selbst weitgehend auf andere Aufgaben als Buchhaltung konzentrieren.

SMACC lässt dich Belege per E-Mail, per Scanner oder per Upload einreichen. Bild: Screenshot Webseite SMACC

Lohnt sich automatisierte Buchhaltung?

Doch nicht alles ist Gold, was glänzt. So schön Automatisierung auch ist: Sie rechnet sich erst ab einem gewissen Umsatz bzw. Masse an Belegen. Vielleicht ist es für dich ausreichend, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen, die Übersichten, Bilanzen & Co erstellt und deine Umsatzsteuervoranmeldung vorbereitet etc. (was ja in einem gewissen Sinne auch Automatisierung ist). Aber wenn du z. B. keinen Shop mit tausenden von kleinen Umsatz-Verbuchungen monatlich hast, sondern einfach zwei einzelne, große Rechnungen an Kunden schickst und deine Ausgaben sich ebenfalls auf weniger als zehn Posten im Monat beschränken, ist ein automatisiertes Auslesen von Belegen vielleicht ein überflüssiges Feature.

Fazit

Wenn du nur einige wenige Rechnungen pro Monat hast, wäge ab, wie viel Zeit du wirklich sparst, wenn du diese Belege nicht von Hand in deine Buchhaltungssoftware eingibst. Verbringst du im Endeffekt mehr Zeit mit der Korrektur von drei Auslesefehlern aus deiner einzigen Rechnung pro Monat als mit dem händischen Eintippen ebendieser einzelnen Rechnung? Doch im Normalfall wirst du wohl mehr als nur einen monatlichen Beleg erfassen müssen – und in diesem Fall ist Automatisierung zumindest eine Versuch wert.

19. Juni 2018

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• Automatisierte Buchhaltung

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